深圳市奥迈自动化科技有限公司关于印章管理的规则

1、目的：保障印章的实效性，加强公司印章的管理。

2、范围：总部  分公司  办事处

3、内容：

3.1印章管理总则：

3.1.1、印章分为：总公司印章、分公司（办事处）印章、部门专用章。3.1.2印章的存放：

（1）、总公司印章由管理部统一管理，印章存放管理部。

（2）、分公司印章由总公司交于部门经理，再由其经理授权当地负责人监管、印章存放分公司（办事处）当地。

3.1.2、印章的使用：公司印章必须经总经理书面授权指定专管员后，其授权专管员所盖印章方为有效。

（1）盖章申请流程：邮件逐级审批至部门经理---49133/合约助理审批---由49133发送给管理部49125并CC给陈老师知晓；

注：邮件写明盖章的事宜，由谁办理；

（2）、对于需盖章的文件或证明，各级审批人必须在需盖章处用铅笔签字；

（3）、盖章的文件若有多份或多处需要盖章的，必须另附小纸条注明：“共有几份需盖章文件或证明，总共有几处需要盖章”。

（4）、若要求盖章人未按以上手续操作，直接到相应印章专管员处盖章的，给予处罚费用240元/次，并退回，补完手续后方可给予盖章。

3.2、印章管理的具体细则：

3.2.1、公司印章新增、换发、挂失补办，均由各部门申报，并按1.9版汇报格式逐级申请审批，经管理部审批同意后，统一由总部刻制办理。

3.2.2、公司所有印章的编号、印模、历任专管员等情况，统一由管理部造册登记备案。各部门对其所属印章,也必须进行造册备案（备公司查验）。

3.2.3、各部门全权行使总经理书面授权印章的管理，必须授权专人管理，明确监管责任；如有印章管理失职，甚至引发经济纠纷的，由责任人及责任部门承担。

3.2.4、公司印章的使用，必须经责任管理者确认文件内容，且上级批准，同时做好盖章登记,方可操作，（注：盖章登记表统一向管理部购买，该记录保存期限暂定为壹年，若遇有印章专管员工作交接时，原盖章记录必须给予转移）

3.2.5、公司所有的印章一般不得借出使用，特殊情况需报请部门经理核准，管理部备案。

3.2.5.1、经管理部审批同意印章借出的，借用人只能使用于申请时所写事项盖章，不得私自用于其他事项，否则引发经济纠纷的，责任由借用人及借用人部门承担，以下为借章使用规则：

一、借章邮件审批应包含的内容

1.借章申请人及经办人；

2.借章事由；

3.借章时间；

4.用章地点；

5.用章文件列表及份数。

二、借章审批流程

借章人发起邮件申请，逐级审批到部门经理同意后，发到49133审批，49133确认用章申请合理后，福州之外的借章，转请陈老师批示；

邮件审批通过后，借章人员需完成EAP借章申请单据的流转之后，方可将印章借出。

三、充当印章监督员的条件

1.公司转正后的正式员工；

2.以法务部员工为主，特殊情况下，可由管理咨询部人员担任；

3.需要由管理咨询部人员担任印章监督员时，由夏志坚/23666邮件告知原因和具体情况，发送给孟现航/23665，并由孟现航确定人选。

四、印章监督员职责

1.负责印章的借出和还回，整个借章过程不得离开印章，不得损害、丢失、复刻等违规使用印章，违者将依据公司制度和法律法规追究责任；

2.依照借章申请邮件的用章文件列表及份数，确保印章的使用符合要求，严禁印章用在申请之外的任何资料。

五、费用说明

1.借章申请人收取借章手续费，标准如下：

1.1公司收取借章手续费500元/次；

1.2以邮寄方式借章，公司收取借章手续费750元/次；

2.印章监督员的车旅费、食宿费由借章申请人承担；来往车票/飞机票/住宿等由借章申请人负责预订和购买；

3.借章申请人承担印章监督员的服务费，标准如下：

3.1 在福州本地用章，公司工作时间按50元/小时，17：30-21：00按1.5倍收取，21：00之后及周末休息时间、节假日按双倍收取；

3.2 福州市之外用章，按400元/天收取。

3.3、应在外部门的人共同陪同督促下处理事务（只能处理申请范围内的事务），在期间有出现异常情况应及时反馈，否则由督促人与借章人共同承担一切责任；

3.4、公司印章破损或遗失，管理人必须及时申报更换、挂失补发,并承担责任。如有破损（自然破损除外）、遗失，分别增加费用240元，20000元，不计入风险基金。

3.4.1、公司印章须用于正式文件盖章，其它非正式文件若特殊情况需要加盖公司印章时，必须经盖章业务员的组长、部门经理批准，后方可执行。

3.4.2、业务员若需开证明，在证明单上盖公司印章，必须经过组长、部门经理批准。所有涉及财务数据的文件必须经盖章业务员的部门经理及财务经理批准，管理部备案，方可操作；所有涉及人事的文件必须经过该业务员的部门经理、人事部经理批准，管理部备案后，方可操作；

3.4.3、所有开具的授权证明都必须要写明期限，且授权证明的期限最长不得超过1年，授权书中必须体现以下条款:授权代表所有行为必须在国家法律法规范围内方为有效,且授权代表无转委托权,本授权书有效期从XXX到XXX。

3.4.4、所有人事部证明的开具，必须使用印有公司名称的红头专用纸（人事部提供），其他类型纸张打印的均属无效证明；

3.4.5、凡办理辞职（辞退）类别的员工，需要开具离职证明的，需要有陈老师的审批邮件；

注：邮件注明新单位的公司名称及职务

3.4.6、凡自动离职类别的员工，公司不给予开具任何人事类证明； 

3.4.7、关于分公司发票专用章、财务章及法人私章：

(1)各分公司的发票专用章应由当地财务负责人负责保管。

(2)各分公司的财务章应由当地财务负责人负责保管。

(3)各分公司的法人私章应由法人本人或业务经理指定专人保管。如遇到私章保管人出差或是外出办事（当天不能回公司），私章保管人应转交其他在公司的人保管，以保证随时需要。

(4) 财务章与法人私章二者不得由同一个人保管。

3.5、违反以上规定，私自盖章，按贪污论处。

3.6、禁止任何模仿公司无授权私下刻公司公章及合同章行为，否则产生的经济纠纷等法律责任自行承担。

3.7、所有以公司名义对外投资或增加股权等相关事宜，须经过陈老师审批后才可操作，若事先未经批示而私自处理的，处罚1万。